Préparer, conduire et animer une réunion productive

« Cette formation est recommandée pour des personnes ayant des décisions à faire partager avec leur organisation, devant animer des groupes de travail ou des réseaux nécessitant d’avoir fréquemment recours à des réunions. »

• Faire d’une réunion un moment efficace et productif

• Préparer tous les éléments nécessaires à une réunion

• Communiquer aisément face à un groupe

• Anticiper les résistances et les conflits

• Stimuler les idées jusqu’à la prise de décision consensuelle.

• Présentations, attentes de chacun, « mise en route ».
• Pourquoi se réunit-on ? Les multiples rôles de l’animateur.
• Les différents types et fonctions d’une réunion Organisation et préparation en amont : ce qui va déterminer l’efficacité de la réunion. Règles de base et rôle de la convocation La préparation et l’organisation matérielle.
• Différencier objectif et finalité Le cadre de la réunion : objectif qualitatif, durée, participants, règles du jeu.
• Exercices d’application, études de cas et mises en situation sur les deux journées pour pratiquer son rôle d’animateur.
• Faire le point sur ses pratiques d’animateur de réunion : Les objectifs d’une réunion : communiquer et travailler autour d’un projet commun.
• Les 4 clés de succès de l’orateur et les 3 grands profils d’animateurs Analyser objectivement votre style d’animation, validation de vos atouts et blocages.
• Créer une dynamique de groupe par le jeu : Mettre en route et favoriser la cohésion de groupe avec des Icebreakers Mettre en place une ambiance de travail commune Les phases de structuration du groupe.
• Donner un cadre sécurisant : Respecter les besoins des participants, observer le langage non-verbal Favoriser les échanges par l’écoute active et la reformulation Favoriser la production d’idées et de solutions.

Jour 2

Gérer des comportement et des situations di3ciles : l’animateur comme régulateur
Faire avancer et conclure : l’animateur comme synthétiseur
Le cas de la visio Exemples d’outils et techniques d’animation

• Training: techniques d’animation de groupe.
• Reformuler, synthétiser, appeler à la participation, renvoyer en miroir.
• Les moments difficiles de l’animateur : Maîtriser les situations délicates et traiter les objections.
• Que faire si : la réunion tourne en rond, le groupe s’ennuie, le groupe a du mal à s’exprimer Cerner et gérer les différents types de participants : les attitudes de non-participation.
• Favoriser la créativité en utilisant des techniques appropriées Maîtriser la prise de décision collective en réunion.
• Conclure, valider et formaliser les points clés de la réunion.
• Faire rédiger et diffuser rapidement un compte-rendu exploitable :
  – sur les décisions prises.
  – un plan d’action et un agenda.
• Prévoir un temps de déclusion : le groupe se quitte.
• Le cas de la visio Les bonnes pratiques de l’animation de réunion à distance.
• Exemples et pratique d’outils et techniques d’animation.
• Questionnement Brainstorming Matrice de décision 6 chapeaux, etc.
Organisation de la formation
Moyens pédagogiques et techniques
• Accueil des stagiaires en présentiel dans une salle dédiée à la formation ou en distanciel sur une plateforme Visio
• Exposés théoriques
• Étude de cas, mise en situation

• Tours de table réguliers

• Remise de supports pédagogiques

• Études de cas

• Auto-évaluations des stagiaires

• Evaluation des acquis en fin de formation sous forme de cas pratique

• Remise d’un certificat de réalisation

• Les stagiaires rempliront une évaluation de satisfaction en fin de formation